31.01.2018 / Erkka Puusti

Ketterien menetelmien – tunnetaan myös agilena – historia voidaan jäljittää 50-60-luvulle asti ja menetelmien pääperiaatteet kuvaava manifesto lähestyy sekin täysi-ikäisyyttä. Tästä huolimatta ketterät menetelmät ovat vasta viime vuosina nousseet projektien toteutuksessa kunnolla esille, kilpailemaan perinteisen vesiputousmallin kanssa. Ikävä kyllä menetelmien ja varsinkin niiden periaatteiden ymmärrys ei ole päässyt suosion kanssa samalle tasolle, ja tästä johtuen niitä ymmärretään ja käytetään ajoittain väärin. Siksi ajattelin selventää muutaman keskeisen ketteryyteen liittyvän asian.

1. Työkalu ja roolit eivät tee ketteräksi

Se, että projektin toteutus tehdään sprinteissä tai iteraatioissa, vaatimukset on tallennettu Jiran ”backlogiin” ja projektipäällikkö on uudelleen (virheellisesti) nimetty Scrum Masteriksi, ei tee kehityksestä vielä ketterää. Oikein käytettynä työkalut ja roolit tukevat ketterien periaatteiden toteuttamista, mutta irrotettuna oikeasta käyttötarkoituksesta niiden hyöty on marginaalinen.

2. Scrum ei ole synonyymi ketterälle kehittämiselle

Scrum on ketterää kehittämistä, mutta kaikki ketterä kehittäminen ei ole Scrumia (taikka SAFea). Scrum on selkeä menetelmä, joka on helppo oppia, ja ainakin omaan maailmankuvaani sen säännöllisyys sopii täydellisesti. Tästä huolimatta Scrum ei todellakaan sovi kaikkiin tilanteisiin tai ympäristöihin. Kun projektia siis lähdetään suunnittelemaan, niin Vesiputouksen rinnalle on myös muita vaihtoehtoja kuin puhdas Scrum, jos halutaan ketterämpää toimintamallia.

3. Ketterä kehittäminen ei automaattisesti tarkoita nopeampaa tai halvempaa

Ketterät menetelmät yhdistetään usein nopeuteen, mutta nopeus ymmärretään väärin. Kyllä, ketterät menetelmät mahdollistavat nopeamman arvon tuottamisen, kun asioita tehdään pienissä osissa ja tarkastellaan säännöllisesti. Tämä ei kuitenkaan välttämättä tarkoita, että projekti saataisiin valmiiksi nopeammin.

Kehitysnopeuteen vaikuttaa myös ihmisten kokemus ja kyvykkyys omaksua ketteriä menetelmiä. Toimintatapojen muutos ei ole koskaan helppoa, ja kun projekteissa on mukana ihmisiä, joille menetelmät ovat uusia, niin niiden omaksuminen vaatii aikaa. Tämä usein hidastaa kehitystyötä.

Väärinkäsitys nopeudesta saa usein myös luulemaan, että ketterä kehittäminen on halvempaa, mitä se harvemmin on. Toisaalta, vaikka rahaa menisikin enemmän niin tuotto sijoitusta kohden on usein parempi. Tämä johtuu siitä, että matkan aikana pystytään tarkastelemaan tuloksia ja varmistamaan, että keskitytään oikeisiin asioihin.

4. Ketteryys edellyttää sitoutumista ja kommunikointia

Jos tavoitteena on tehdä asioita ketterämmin, niin se ei tarkoita, että kehitystiimille annetaan lista kertaalleen mietittyjä vaatimuksia ja käsketään saamaan ne valmiiksi 10 kerrallaan, 2 viikon sykleissä. Ketterä kehittäminen edellyttää jatkuvaa tasapuolista kommunikointia, suunnittelua ja tarkentamista. Jotta tämä on millään tavalla mahdollista, liiketoiminnan pitää sitoutua olemaan kehitystiimin jatkuvana apuna. Vain silloin pystytään varmistamaan, että tehdään oikeita asioita ja että kaikki tieto on käytettävissä.

5. Ketteryys vaatii avoimuutta, luottamusta ja kunnioitusta

Todellinen ketteryys ei ole mahdollista ilman turvallista ympäristöä. Jotta ketteristä kehitysmalleista saadaan niiden todellinen hyöty irti, pitää ympäristön tukea kulttuuria, joka mahdollistaa tasapuolisen kommunikoinnin, avoimen yrittämisen, virheet, oppimisen ja muutokset.

On turhaa puhua ketterästä kehittämisestä, jos kaikki työhön osallistuvat henkilöt eivät ole samanarvoisia. Siinä missä onnistumisista, niin myös haasteista ja virheistä pitää pystyä keskustelemaan avoimesti. Jokaisen yksilön pitää pystyä luottamaan siihen, että he työskentelevät ympäristössä, jossa on turvallista yrittää ja epäonnistua.

Loppujen lopuksi ketteryys tarkoittaa sitä, että etsitään parempia tapoja saada aikaan hyviä tuloksia. Tästä johtuen tuntuu sopivalta lopettaa tämä kirjoitus Modern Agilen neljään perusperiaatteeseen:


30.01.2018 / Jyrki Turunen

Read the previous part here.

 

The second artisan to appear before the king was a foreign man called Uir. Unlike his compatriot, Uir showed the king to a room in the castle with a large table, onto which he then spread large scrolls that displayed the walls and the fort of Waterfall both in their current and re-designed forms.

UI Design

“Revered sovereign, my role in this project is the (User) Interface Designer. It is my responsibility to make a realistic design blueprint for the future fortifications of your city and do so utilizing Vide’s overall schematics.”, Uir explained while waving his hand over the sketches and plans he had made. Some of them were very crude while others were much more elaborate in their specificity. “I had some of these drawn up as exact replicas of the buildings in their current state and then started improving on them. For example, the old walls are very clunky-looking and inconsistently built. I would even go so far as to claim some portions of them were quite haphazardly patched together in some sense of urgency and it’s a small wonder they haven’t at least partially collapsed yet.”

 

King Old Faithful grimaced, remembering the corners that had had to be cut and the shortcuts that had had to be taken during their construction as materials and time were running short. Uir saw the pained expression on the king’s face and, quite unceremoniously considering his royal status, smacked Old Faithful in the back, accompanied by a hearty chuckle. “Fret not, my liege. We are going to replace them with a more elegant, yet just as sturdy design while making sure they are properly built this time. For the fort itself, I have a few ideas here as well…”

 

Uir continued to explain the changes, their functionality and how they would improve both the city’s outlook and the actual use of the constructs. The king was captivated by Uir’s tale as he had not realized how much of an impact the simple placement and design of towers, guardhouses, access points or any of the other myriad details Uir pointed out could have on, well, everything. A plethora of what seemed like small, almost insignificant things on they own, like which way the castle keep’s doors opened or how fast one could get from the main gate to the keep, quickly piled up with everything affecting everything else, forming a mutually affecting web of triggers and mechanisms the king hadn’t realized was there before.

UI design leaf

To illustrate his points, Uir’s visual materials and sketches provided ample examples and demonstrations so that the king and all those present managed to grasp the big picture and structure the magnitude of this undertaking properly in their minds easily enough. As the light of day faded and it came time for all to retreat to their slumber, the king thanked Uir and retired to his chambers, exhausted but excited.

 

The story continues with Part IV »


25.01.2018 / Markus Kuuranta

Pari viikkoa sitten havaijilaiset räjähtivät – onneksi eivät kuitenkaan kirjaimellisesti – täyteen kiukkuun, kun koko osavaltion laajuinen ohjushälytys osoittautui uutisankaksi. Virallisen selityksen mukaan eräs työntekijöistä oli painanut vahingossa väärää nappia, julistaen puolentoista miljoonan ihmisen osavaltioon hälytystilan.

Mietitäänpäs tätä hetki. Joku painoi väärää nappia, ja reilu miljoona ihmistä sai kuulla todennäköisesti kuolevansa viiden minuutin päästä.

Havaijin viranomaisten julkaisema havainne varoitusjärjestelmästä (lähde).

Käytettävyyttä ei voi eriyttää projektista

Mitä tästä inhimillisestä erehdyksestä voidaan oppia? Vaikka somessa parjataankin sormet punaisina osavaltion hutiloivia työntekijöitä, löytyy syy järjestelmän huonosta käytettävyydestä. Ja sitä kautta jostain paljon syvemmältä – nimittäin kyseisen IT-projektin alkuvaiheesta.

Tällaisten kansallisen turvallisuuden projektien kulku on toki erittäin salainen, mutta voisinpa lyödä vetoa, että hälytysjärjestelmästä vastaava taho on ostanut toimittajalta joukon ominaisuuksia, joiden yhdistelmää sitten on päätetty kutsua järjestelmäksi. Käytettävyys on ehkä ollut jossain vaatimusmäärittelyn laadullisen osuuden listassa yhtenä rivinä, joka loppukatselmoinnissa sitten on todettu suoritetuksi.

Havaijin kömmähdys konkretisoi räikeästi IT-projekteja piinaavan ongelman, jossa ohjelmistojen laatu nähdään ikään kuin yhtenä kohtana toimintojen listalla – toimintona, joka voidaan helposti karsia pois budjetin natistessa.

Käytettävyyden varmistaminen ei kuitenkaan ole ”ominaisuus”. Käytettävyyssuunnittelu on prosessi, joka kulkee toteutuksen rinnalla koko projektin ajan, eläen suunnittelun ja arvioinnin tuloksena. Sen eriyttäminen projektista on hieman kuin ompelisi kirahville haalareita ilman yhtäkään mittausta tai välisovitusta.

Käytettävyyden ROI on 85%

Arkipäiväisemmät sovellukset eivät toki hälytysjärjestelmien tapaan sössi totaalisesti miljoonien ihmisten päivää, mutta käytettävyysongelmat nakertavat yhtä lailla jokapäiväistä bisnestä.

Tyypillisimmät käytettävyyden varmistamisesta saatavat hyödyt ovat:

  • Asiakasratkaisuissa suurempi myynti
  • Alemmat koulutuskulut, varsinkin henkilöstövaihdoksissa
  • Tehokkaampi työajan käyttö
  • Parantunut tarkkaavaisuus ja vähentynyt henkinen kuorma
  • Työssäjaksamisen paraneminen, pienentyneet työterveyden kulut
  • Pienemmät kehityskulut vähentyneiden korjausten myötä
  • Virheiden väheneminen – muuallakin kuin ohjusjärjestelmissä

Vaikka käytettävyyden arvioiminen rahassa voikin olla vaikeaa, on käytettävyyden ROI arvioitu noin 85 %:ksi. Toisin sanoen jokainen käytettävyyteen laitettu euro tuo taloon 1,85 euroa joko säästöinä tai lisätuloina. Käytettävyyden suunnittelu kannattaa siis buukata projektiin mukaan jatkuvaksi prosessiksi.

Havaijin tapahtumat jos mitkä osoittavat sen, että kaikkein hienoimmallakaan järjestelmällä ei ole minkäänlaista arvoa, jos sen käyttäjät eivät osaa sitä käyttää.

 

 

Lue lisää käyttäjäkeskeisestä suunnittelusta:


23.01.2018 / Jyrki Turunen

You can find the previous part here.

 

At the king’s request, the members of Uxar’s band of artisans all took turns parading the king through the outskirts of the city, or wherever their plans could be inspected, and detailing the steps they were taking in order to raise Waterfall to the same legendary level as Agilus. The first to do so cheerfully introduced herself as Vide.

Business woman

“Great king, seeing as me and my friends all have titles that may seem similar to the untrained eye, we’ve decided to show you in practice what each one of us is doing for the betterment of your fair city.”, Vide explained and the king nodded in approval as they started circling the city limits in a royally embroidered, open-topped chariot.

 

“My role in this grand project is that of Visual Designer and that entails the overall look, style and feel planning of the redesign. I will make sure that the new state image of Waterfall is not simply a poor man’s imitation of your rival, but instead a wholesome, unique experience that can firmly claim its place among the wondrous sights and experiences of the world and that can be expanded to wherever your influence spreads and holds sway, from the royal regalia right down to the everyday common items and penchants found throughout your kingdom. The others will then incorporate the chosen design, or ‘brand’, aspects into their work so that every single creation that rises from the ashes of the past does so in visual and functional unity and as part of a specific, distinguishable whole.”

The old king listened intently as Vide lectured about the finer details of her work description. While the others were mostly focusing their initial efforts on the wall and the keep, Vide was responsible for the overall look and feel of Waterfall’s future. This not only included the preliminary design for the fortifications, but everything that might come after as well. She described how she had chosen a specific architectural style for the city, how she had wandered the city streets to determine the finer aesthetics and the colour patterns that were the most prevalent and how she had integrated this into the very image design of the new iteration Waterfall.

 

While the king could not claim to completely comprehend what Vide was talking about, most of what she said made sense to him. As dusk fell and the workers all laid down their tools for the evening, the king’s tour also came to a close. Vide took a bow, wished the king a good day and they parted ways.

 

Read on to Part III »


18.01.2018 / Samuli Sikanen

Kerroimme aiemmin Bilotin toimesta Suomen markkinoille vihdoin ja viimein vahvemmin rantautuneesta kustannus- ja kannattavuuslaskentajärjestelmä Astrada5:sta, jonka ehdottomia etuja ovat mallinnuksen helppous, ohjelmiston kattavuudesta syntyvä kokonaisfokus sekä sen mahdollistama laaja-alainen ymmärrys kustannus- ja kannattavuustekijöiden vaikutuksesta.

Me tunnemme järjestelmän erinomaisuuden, mutta ajattelimme, että te haluaisitte mieluummin kuulla siitä Astrada5:n käyttäjien sanoin. Niinpä kokosimme yhteen kokemuksia järjestelmän asiakkailta – on aika päästää loppukäyttäjät ääneen!

Vähemmän huonoa, enemmän hyvää liiketoimintaa

Yrityksen rajalliset resurssit on parempi valjastaa tekemään parempaa bisnestä vähentämällä resurssien käyttöä huonoon bisnekseen. Oleellisinta roolia näyttelee kokonaisuuden ymmärtäminen – joskus on hyödyllistä miettiä kustannuksia ja kannattavuutta yksittäisen tuotteen tai asiakkaan osalta, toisinaan koko tuote- ja asiakasportfolion.

Vaikutukset ulottuvat kuitenkin aina syvemmälle liiketoimintaprosesseihin: yksittäiseenkin tuotteeseen tai asiakkuuteen liittyvä päätös voi olla merkittävä tuotanto- ja henkilöresurssien tehokkuuden parantamisen kannalta.

”Tuottamattoman liiketoiminnan välttäminen on järjestelmän ansiosta paljon helpompaa. Vieläkin tärkeämpänä näen kuitenkin sen, että myynnin, markkinoinnin, kirjanpidon ja johdon välinen sisäinen kommunikaatio on parantunut. Suurin hyöty on siinä, että järjestelmän tuottaman datan pohjalta keskustelemme liiketoiminnastamme paljon enemmän.”

”Astrada5 on ainutlaatuinen. Se on todennäköisesti kattavin ja parhaiten toimiva ratkaisu mille tahansa isolle yritykselle. Tiedämme nyt, millaisia tuotteita meidän kannattaa asiakkaillemme kehittää ja voimme ohjata myyntiä tuottavimpien asiakkaiden suuntaan.”

Mutusta faktaan

Todellinen kuva kannattavuuden muodostumisesta hämärtyy helposti, jos laskenta on epäsäännöllistä ja yksinkertaistettua. Päätöksiä ajaudutaan hajautetussa laskennassa helposti tekemään mielikuvien pohjalta, kun kattava kokonaiskuva kustannus- ja kannattavuusvaikutuksista jää hämäräksi.

”Teknisen osaston edustajana minulle on erityisen tärkeää, että voimme määritellä hinnan laadusta tinkimiselle. Tämä taitaa olla ensimmäinen kerta, kun siihen pystymme. Ihan jokaisella alalla toitotetaan, että laatu on tärkeää, mutta samaan hengenvetoon tehdään päätöksiä, joilla heikennetään laatua. Säästön tunnistaminen saattaa vaikuttaa selkeältä: jos prosessista tiputetaan yksi vaihe kokonaan pois, on helppo ajatella, että tällä säästettiin nyt 100 000€ vuodessa. Leikkauksen vaikutus laatuun onkin sitten paljon vaikeammin havaittavissa. Jos tiedetään, miten ratkaisu vaikuttaa laatuun, pitää myös miettiä, millaisia kustannuksia siitä oikeasti seuraa. Moni ei näitä tiedä. Astradan ansiosta me tiedämme, ja se on mielestäni järjestelmän suurimpia hyötyjä.”

Kehitystarpeiden tunnistaminen ja kustannustehokkuustavoitteet selkeämmiksi

Tuotanto- ja palvelutoimintojen paremman kustannustehokkuussymmärryksen avulla on helppo asettaa perusteltuja tavoitteita tehokkuuden kehittämiselle. Astrada5:n simulointiskenaariot havainnollistavat, millaisia vaikutuksia esimerkiksi läpimenovolyymin ja automatisaation kasvattamisella tai työvaiheiden poistamisella on.

”Modularisoitujen tuotealustojen ansiosta eri osien määrä tuotteissamme on vähentynyt. Hallinnollekin on vähemmän tarvetta, kun valikoima on virtaviivaistunut. Aiempi tuotteiden kustannuslaskelmamme ei vain osannut ohjata meitä tähän suuntaan.”

”Astrada5 näyttää meille vaikutukset, joiden olemassaolosta tiesimme, mutta joita vanha kululaskelmamme ei paljastanut. Astrada5:n käyttöönotto on myös huomattavasti lyhentänyt tuotteiden kustannuslaskelman päivittämiseen ja budjettiprosessiin kuluvaa aikaa.”

Jatkuvasti kehittyvä työkalu vastaa asiakkaiden tarpeisiin

Astrada5 on kehitetty asiakaslähtöisesti, ja käyttöliittymää ja toiminnallisuuksia parannetaan jatkuvasti. Dynaamisen ja modernin työkalun lisäksi asiakkaalla on käytössään Astradan vahva asiakastuki.

”Astradan konsulteilla on erittäin hyvät kommunikaatiotaidot: he osaavat selittää yksinkertaisesti, mitä tekevät ja miten. Heillä on vahva kokemus tuotantoteollisuudesta, ja he tietävät, miten välttää kompastuskivet kannattavuusmallia suunnitellessa.”

”Ratkaisu on erittäin tehokas. Astradan tahtotila ja ennen kaikkea kyky ratkaista ongelmamme teki vaikutuksen – ongelma kun ei rehellisyyden nimissä ollut meille itsellekään alkujaan yhtään selvä.”

  

Tekstin sisällön ovat koostaneet yhdessä Bilotin Business Lead, Samuli Sikanen ja Astrdan CEO, Tomas Bandmann. Lisätietoa kannattavuuslaskennan kehittämisestä ja Astradasta:

Suomi ja Puola: Samuli Sikanen, samuli.sikanen@bilot.fi, +358 (0)50 5989196

Ruotsi ja muut markkinat: Tomas Bandmann, tomas.bandmann@astrada.se, +46 (0)73 640 80 86


18.01.2018 / Markus Kuuranta

Vuosi 2018 alkaa mielenkiintoisesti suunnittelijoille. Viime vuoden lopulla useampikin yritys ilmoitti julkaisevansa oman, koko interaktiosuunnittelun polun kattavan ohjelmistopakettinsa.

UI-suunnittelun työvälineet ovat enemmän tai vähemmän junnanneet paikoillaan viime vuodet, jokaisen työkalun keskittyessä vain yhteen osa-alueeseen. On iso kasa softaa rautalangan vääntöön, Photoshoppia leiskaan ja julmettu määrä erilaisia verkkopalveluja interaktioiden prototypointiin. Suunnittelijan näkökulmasta tämä on tarkoittanut monen työkalun palapeliä, jossa muutokset tehdään jokaiseen softaan erikseen.

Interaktiosuunnittelun alalla onkin jo pitkään odotettu yhtä Sovellusten Sovellusta, joka niputtaisi kaikki yksittäisen työkalut yksiin kansiin, kattaen koko prosessin aina ensimmäisistä rautalangan tuherruksista visuaalisella ilmeellä varusteltuun interaktiiviseen protoon. Mac-maailmassa Sketch kaikkine plugareineen on käytännössä täyttänyt tätä tyhjiötä enemmän tai vähemmän saumattomasti – tosin Sketchin Windows-versiota ei ole, eikä tule.

Adobe XD

Ensimmäisen julkaisun teki Adobe, jolla on jo muutenkin melkoinen etumatka design-maailmassa. Adoben Experience Design – kavereiden kesken XD – on hiljattain beta-versiota poistunut suunnittelutyökalu, joka yhdistää erittäin kätevästi UI:n suunnittelun ja näin syntyneiden luomusten protoilun. Heti alkuun täytyy mainita, että XD on osa Creative Cloud -pakettia, eli useille suunnittelijoille täysin maksuton.

Työkalun painopiste on selkeästi mobiilisovelluksissa ja muiden Adobe-sovellusten yhteiskäytössä. Työkalu yhdistyy Adoben omaan pilveen, jolloin kliksuteltavan proton muutokset saa päivitettyä vaikkapa puhelimella katseltavaksi parissa sekunnissa.

XD:n lapsenkenkäisyys on vielä selkeästi nähtävissä, ja esimerkiksi saumaton putki muihin Adobe-sovelluksiin on toistaiseksi luvattoman repaleinen. Adobella kuitenkin riittää paukkuja ohjelmistojensa kehittämiseen ja joukko uudistuksia, mukaan lukien usean käyttäjän yhtäaikainen editointi, onkin aivan kulman takana.

Invision Studio

Kulman takana olemisesta puheenollen, toistaiseksi ainoastaan interaktioihin keskittynyt InVision on hypettänyt kehitteillä olevaa, InVision Studio –nimeä kantavaa ratkaisuaan jo pitkähkön tovin verran.

InVision Studio lupaa olevansa The world’s most powerful screen design tool, mahdollistaen lähes kaiken mahdollisen aina responsiivisesta asettelusta animaatioon saakka. Päivitys nykyiseen web-palveluun nähden on siis valtava, eikä yritystä ainakaan kunnianhimon puutteesta voi sättiä.

Sovelluksen lupaukset ovat suuret, ja toteutuessaan InVision Studiosta tulisikin vahva haastaja Adobelle, erityisesti animaatiotoimintojen osalta. Työkalun ensimmäistä aaltoa tosin on saanut odottaa jo kuukausitolkulla, ja nähtäväksi jää, ehtiikö Adobe XD vakiinnuttaa asemansa ennen InVision Studion julkaisua.

Balsamiq Wireframes

Kolmas varteenotettava ehdokas on pienten osastoa edustava Balsamiq, joka on ilmoittanut päivittävänsä työkalunsa Balsamiq Wireframes -versioon. Kolmisen kuukautta sitten julkaisupäiväksi ilmoitettiin ”hyvin pian”, eli ei kannata hötkyillä henkensä pidättämisen kanssa.

Balsamiq:n vahvin puoli on aina ollut varhaisen vaiheen rautalangat, ja käyttöliittymän iteratiivinen ideointi Balsamiq:lla onkin huikean nopeaa. Balsamiq Wireframes jatkaa samaa polkua, lisäten usean käyttäjän yhtäaikaisen editoinnin ja tuen ohjelmistoprosessin muihin osuuksiin (Confluence, JIRA).

Balsamiq Wireframes ei edes yritä kilpailla Adobe XD:n ja InVision Studion hifi-protoilun tontilla, vaan keskittyy prosessin alkuvaiheeseen. Jos sovelluksen interaktiivisuuden mallinnus vielä saadaan säädettyä kohdilleen, on sillä varsin hyvät saumat peitota isommat pelaajat varhaisen protoilun työkaluna.

Adobeksi Adoben paikalle?

Tällä haavaa Adobe XD:n etulyöntiasema näyttää vahvalta, ja enteet viittaisivat siitä tulevan IxD-maailman Photoshop. Adobella on vuosikymmenten aikana muodostunut vahva side suunnittelijoihin, ja käytännössä maksuttoman ratkaisun kanssa on hinnallakin hankala kilpailla.

Alalla on viime aikoina tapahtunut myös joukko yritysostoja, joissa yhden tempun poneiksi ajautuneet sovellukset ovat yhdistäneet voimansa. Voisiko käydä niin, että joukko pienempiä pelaajia yhdistää voimansa Adobea vastaan, vai ostaako Adobe InVisionin pois jaloista pyörimästä?

Oma arvaukseni tällä vuodelle olisikin, että Adobe XD muodostuu interaktiosuunnittelun standardisovellukseksi, Invision Studion paikatessa korkeamman interaktioasteen tarpeita, ja Balsamiq Wireframes:n keskittyessä pitkän toteutuspolun desktop-sovelluksiin.

No, tietenkin vielä on se mahdollisuus, että jokin Axuren kaltainen vanhapartakin lähtisi uudelle kierrokselle.


18.01.2018 / Samuli Sikanen

We wrote earlier about the robust cost and profitability calculation system Astrada5, which has absolute advantages like the ease of modeling, the overall profitability focus due to the software’s good coverage, and a broader understanding of cost and profitability factors that Astrada5 enables. The system is strengthening its foothold on Finnish and Polish markets in Bilot’s Profitability Management portfolio.

We, of course, know the excellence of the system, but we think that you would prefer to hear it in the words of Astrada5 users. Therefore, we gathered experiences from customers of the system – it’s time to let the end users let it all out.

Less bad business, more good business

It is best to harness a company’s limited resources to do better business by reducing the use of resources to bad business. Most important is the overall understanding – sometimes it is useful to think about cost and profitability with regards to an individual product or customer, at other times from the view of the entire product and customer portfolio.

However, the impact will always go deeper into business processes: a decision about a single product or customer may be significant in terms of improving the efficiency of machines and people.

“Avoiding unprofitable business is much easier thanks to the system. Even more important, however, I see that internal communication between sales, marketing, accounting, and management has improved. The biggest benefit is that, based on the data produced by the system, we discuss our business much more.”

“Astrada5 is unique. It is probably the most comprehensive and best-performing solution for any big company. We now know what kind of products we want to develop to our customers and we can steer sales to the most profitable customers.”

From feelings to facts

The actual image of profitability is blurred easily if calculations are irregular and simplified. In decentralized calculations, when the comprehensive picture of revenues and expenses is obscure, decisions are easily made based only on gut feelings.

“As a representative of the Technical Department, it is especially important for me to define the price of cutting quality. This is the first time we can do that. In every field, it is said that quality is important, but in the same breath, decisions are made to undermine quality. Recognizing the savings may seem clear: if one step is thrown out of the process completely, it’s easy to think that this has now saved € 100,000 a year. The effect of the cut on quality is much more difficult to notice. If you know how the decision affects quality, you should also consider what kinds of costs the quality reduction causes. Many do not know these costs. Thanks to Astrada5, we know, and I think it is the system’s biggest benefits.”

Identifying development needs and creating clearer cost-efficiency goals

A better understanding of the cost-efficiency of different production and service activities makes it easy to set up well-defined goals for improving efficiency. Astrada5’s simulation scenarios illustrate the effects of, for example, throughput volumes and automation, or removal of work steps.

“Thanks to the modularized product platforms, the number of different parts in our products has decreased. There is also less need for administration when the range is streamlined. Our previous product cost calculations could not steer us in that direction.”

 “Astrada5 shows us the issues we knew about, but which our old calculations did not reveal in concrete numbers. The implementation of Astrada5 has also considerably reduced time spent on updating the costing data and the execution of our budgeting process.”

The ever-evolving tool meets the needs of customers

Astrada5 has had end-user focus since the beginning, and the user interface and functionalities are constantly being improved. In addition to the dynamic and modern tool, Astrada5 has strong customer support.

“Astrada consultants have very good communication skills: they can simply explain what they are doing and how. They have a strong experience in the manufacturing industry, and they know how to avoid stumbling blocks when designing a profitability model.”

“The solution is very effective. Astrada’s motivation and, above all, the ability to solve our problem impressed us especially since, in all honesty, the problem wasn’t initially clear for us either.”

 

This text is co-written by Bilot’s Business Lead Samuli Sikanen and Astrada’s CEO Tomas Bandmann. More information on the development of profitability calculation and Astrada5:

Finland and Poland: Samuli Sikanen, samuli.sikanen@bilot.fi, +358 (0) 50 5989196

Sweden and other markets: Tomas Bandmann, tomas.bandmann@astrada.se, +46 (0) 73 640 80 86


15.01.2018 / Jyrki Turunen

Ever since I started REALLY working in IT, which was a whopping not-even-two-years-ago, I’ve found that people experience great difficulties in understanding the differences between the various design roles floating about the modern IT world. Frankly, I can’t blame them, as the roles can be just about as confusing as higher level mathematical algorithms for your average squirrel if you haven’t studied the area to some degree, and the fact that even many in the business don’t completely understand the titles themselves and therefore use them wrongly doesn’t exactly help either.

Worry not, for I have taken it upon myself to clarify this very issue through an explanation of the few most commonly found designer titles out there. Whether I succeed in it or not, we’ll just have to see, but at least the attempt will now be made. So sit back, grab some popcorn and a glass of your preferred liquid substance and let me tell you a story…

Book

 

Once upon a time, in a kingdom far far away…

The good king Old Faithful had ruled for as long as anyone could remember. The bustling city of Waterfall had become moderately prosperous under his rule, even if it wasn’t the supreme crown jewel of the world. The people were generally content and everything was good enough.

Then, one day, rumours started seeping in from the outskirts of the land. The neighboring city state of Agilus had adopted the teachings of their new ruler, Scrummus Maximus, and had revamped their entire government culture, right down to the infrastructure of their grand city.

And that it was, grand. Visitors from far and wide praised the new Agilus to the high heavens. The bazaars were full of magnificent items from the far corners of the world, supplies and services were plentiful and the people lived lives of joy and merriment.

But even amongst the heaps of adoration, nothing was as highly lauded in this new incarnation of Agilus as the city walls and the castle keep. Built tall as the sky and sturdy as the very bedrock of the world, the walls were as impervious as they were resplendent.

The citadel itself commanded the attention of any and every pair of eyes that came into view of it and did so for a reason. Its walls were inviolate, its towers were elegant, its archways were artistic and that was just the beginning of the wondrous sights one was subjected to when drawing closer to this remarkable structure, with more opulent sights waiting for the enthralled throngs within the carefully masoned and carved stone- and woodwork. People young and old were coming in from foreign lands just to witness this new era of Agilus and few were the visitors who found the sight wanting.

Castle

 

As the news kept coming in, king Old Faithful became perplexed. For years, decades even, his city had been on equal footing with Agilus. How was it possible that, seemingly in the blink of an eye, his main rival had turned from mediocre to marvelous? Old Faithful frowned, pouted and grumbled in envy…until a stranger in foreign robes was announced.

He introduced himself as Uxar, the planner of perceived sights and engaged actions, and when king Old Faithful smiled politely with an empty stare of “didn’t understand a word you just said my good fellow” in his eyes, Uxar condensed it to a simple term: User Experience Designer.

Hero silhouette(Image source)

“Great king, allow me to ease the burden on your mind. The reason for Agilus’ newfound glory is simple. King Scrummus Maximus employed a group of talented people who re-created his city for him, starting all the way from its very foundations.”

Old Faithful was wholly captivated by this stranger’s story. “Well then, good sir, if in my heart of hearts I desired a similar elevation of stature for my fair city, how would I go about achieving it?”

Uxar smiled and bowed. “Well, great king, you simply allow me and my compatriots to do it for you.” King Old Faithful was beside himself and commissioned Uxar’s troupe immediately to start working on the renewed silhouette of Waterfall, with a special focus on rivaling the main attractions of Agilus: the walls and the fort.

Read on! Part II is here »


12.01.2018 / Samuli Sikanen

Identifying expenses and revenues related to products, services, customers or sales channels isn’t magic, although it may sometimes seem so. It takes hard work, but not superpowers – recognizing profitability doesn’t actually need to be difficult.

Why is it such a headache?

Well, it’s about a thorough understanding of the expenses and revenues related to all aspects of a business, and then applying that knowledge to business decisions. The calculations necessary can be done with a first-grader’s math skills, but there are often so many sources and allocation targets for revenues and expenses involved that it can make even an experienced finance guru’s head spin.

Gaining a comprehensive understanding becomes even more difficult if cost and profit factors for different parts of business are handled and analyzed in multiple different systems which do not necessarily communicate with each other (as is often the case).

Typically, calculations are only done every now and then, and at worst they can be so simplified that there is no way to form a real picture of profitability. This leads to decisions steered by gut feelings or perceptions rather than real-world knowledge. If there is no way to identify and communicate factors which affect expenses or efficiency, there can be no real insight on how to develop the cost-effectiveness of different functions.

What’s the problem anyway?

There has obviously been a gap in the market for a competent and cost-effective software solution. This has left a gaping hole also in the cost and profitability knowledge of countless companies. Over the years, the call has strengthened for a modern tool which would allow users to model all areas of business, with their complex material consumption and expense models, into one system. Sure, there have been different calculation solutions available for more than ten years, but they have often been focused on either product cost calculation or activity-based costing.

We at Bilot are proud and excited to say that now we can offer a solution to this problem. It’s called Astrada5.

What will change?

Astrada5, a product by Swedish software company Astrada, is finally going to gain a stronger foothold on Finnish markets. Of course, no software alone will solve anyone’s problems; the essential part is utilizing the information it provides. However, using the right tools is often half the battle, so calling Astrada5 a long-awaited answer to our customers’ needs does not seem too far-flung. So what does the solution do, and how can it be used?

Put simply, Astrada5 helps us visualize factors which affect profitability or lack thereof. The software can be used to run various simulations, and it helps understand the costs and profitability effects of different strategic changes, based on variables entered by the user.

When we know the costs and profits of different factors, it is easier to make decisions about pricing, volume, offers, and prioritizing. Moreover, these decisions are justified. It is much simpler to calculate customer- and product-specific revenues when different areas of business, be they physical products or services in a portfolio, can be modelled within one system rather than across several systems.

Also available in the cloud

Astrada5 can be implemented as an on-premise solution or used as a cloud-based service. Last week, we did some modelling in Astrada5 located on Bilot’s own SQL server, and later in the same week we presented a customer demo with a version in MS Azure. The software is source system independent, and results and figures can be brought into the analytics environment used by the client – be it Tableau, PowerBI, SAP BO or Qlik.

Astrada5’s greatest assets are the highly visual interface and the validation of allocation processes, which makes it easy to understand calculations and the steps needed to make them.

Who does astrada5 suit?

Astrada5 is cost-efficient, implementation and creating the business model are quick processes, and licensing makes implementation financially possible in both large and small companies. Astrada5 is suitable for pretty much any business, and it is currently in use in the production and process industries, the banking and finance sector, wholesale business and healthcare.

How could this software help you steer your business in a more profitable direction? Get in contact and let’s find out!