W jednej z firm, całe raportowanie jest oparte na dostarczanych przez e-mail plikach. Ktoś wewnątrz firmy otrzymuje plik, który następnie edytuje i przesyła dalej. Gdyby taka osoba zachorowała lub po prostu odeszła z firmy, co stanie się z raportowaniem?

Jeżeli powyższy przykład jest praktyką stosowaną w Twojej firmie, to możliwe, że jesteś narażony na ryzyka, o których możesz jeszcze nie wiedzieć. Może warto się przed nimi zabezpieczyć?

W firmach niestety nadal można spotkać procesy, które oparte są o niezautomatyzowane przekazywanie danych, jak przesyłanie plików poprzez e-mail, czy przekazywanie plików pomiędzy pracownikami przez pendrive-wy.

Dane przekazywane w ten sposób nie muszą być ze sobą spójne, pracownicy mogą je dowolnie edytować i rozsyłać błędne dane dalej. Możliwe, że ich część jak np. zamówienia od klienta, przepadną w takim procesie. Ucierpi na tym nie tylko firma, ale i jej klienci. Nie ma też żadnego centralnego źródła prawdy, które mogło by potwierdzić lub zanegować edytowane w ten sposób informacje. Nie ma też możliwości sprawdzenia czy dane są kompletne. Kto w takiej sytuacji może stwierdzić, że posiadane informacje są poprawne i prawdziwe?

Doświadczenie projektowe pokazało, że tego typu procesy mogą być całkowicie zautomatyzowane.  Sprawi to, że będą bezpieczne, szybkie i umożliwiające użytkownikom dostęp do potrzebnych danych o każdej porze.  Raportowanie nie musi być problemem, a może być niezwykle cenną skarbnicą wiedzy dla Twojej Firmy.

Jeżeli Twoja firma posiada przestarzałe metody raportowania, istnieją już narzędzia jak SAP HANA (raportowanie in-memory), które pozwalają na błyskawiczne uzyskiwanie odpowiedzi.