Yritysarkkitehtuurille (eng. Enterprise Architecture, EA) on olemassa useita määritelmiä ja painotuksia, mutta pohjimmiltaan kyseessä on kokonaisvaltainen näkemys liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamisesta liiketoimintaprosessien, datan, tietojärjestelmien ja IT infrastruktuurin yhteen sitomisen kautta.

business data applications technology

Sain keväällä toimeksiannon eräältä asiakkaaltamme suunnitella heidän yritysarkkitehtuurinsa kolmessa kuukaudessa. Tällaisen pitkän tähtäimen kehityssuunnitelman on tarkoitus helpottaa keskusteluita sekä liiketoimintaprosessien kehittämisestä että tarvittavista IT investoinneista.

Tehtävän työn laajuus ja aikataulu asettivat haasteen sekä meille että asiakkaan puolella osallistuville henkilöille. Valmista hyödynnettävää materiaalia oli lähinnä nykyinen järjestelmäkartta sekä osittaiset liiketoimintaprosessikuvaukset. Onnekseni muut konsulttikollegani tunsivat asiakkaan prosessit, järjestelmät ja niiden integraatiot erittäin laaja-alaisesti ja syvällisesti, mikä jossain määrin helpotti urakkaani. Silti työtä riitti paljon haastattelujen suunnittelusta niiden toteutukseen ja dokumentointiin sekä koko yritysarkkitehtuurin nyky- ja tavoitetilakuvauksiin.

Tiekartta liiketoimintalähtöiselle IT-arkkitehtuurille

Hyvin usein yritysarkkitehtuurin suunnittelu nähdään IT:n tekemänä harjoituksena, jolloin se kuvataan vain teknisestä järjestelmä- ja palvelin infran näkökulmasta ilman selkeää kytköstä liiketoiminnan tavoitteisiin ja strategiaan. Liiketoiminnan nivoutuminen dataan ja järjestelmiin strategian kautta voidaan myös välillä kokea haastavaksi, koska se usein jää vaille selkeää konkretiaa eikä anna selkeitä suuntaviivoja IT:n kehittämiselle.

Hyvä tapa lähestyä yritysarkkitehtuurin kehittämistä on liiketoimintamallin kautta. Erityisesti tämä on oleellista yrityksissä, joissa on useita liiketoimintoja ja jotka ovat vielä hajaantuneet maantieteellisesti. Liiketoimintamallissa selvitetään eri liiketoimintojen riippuvuussuhteita liiketoimintaprosessien välisten integraatiovaatimusten sekä prosessien standardoimisvaatimusten kautta.

Toimeksiannossa yksi kantava teema ja tavoite oli mallintaa ja kuvata liiketoimintalähtöinen IT.  Tätä varten haastattelimme yrityksen ylintä johtoa tunnistaaksemme liiketoimintojen väliset riippuvuudet, globaalit liiketoimintaprosessit ja niiden harmonisointitavoitteet sekä koko yrityksen liiketoimintatavoitteet, strategiat ja niiden mahdollistajat. Näiden haastattelujen avulla saimme mallinnettua tavoitetilan mukaisen liiketoiminta-arkkitehtuurin, joka ohjaa tarvittavaa tietoarkkitehtuuria.

Tietoarkkitehtuurista järjestelmäarkkitehtuuriin

Tietoarkkitehtuurin kuvaamisessa lähestymistavaksi valittiin kuvata yrityksen hallussa olevat tietopääomat ja niiden riippuvuussuhteet sekä tulevaisuudessa tarvittavat strategisten tavoitteiden mukaiset datat. Uuden datan hyödyntämiskohteista tärkeimpänä nähtiin analytiikka ja vastausten saaminen strategisiin kysymyksiin. Tarvittava teknologia sekä keinot uuden datan hankkimiseen olivatkin jo pääasiassa olemassa ja kysymys oli enemmän datan systemaattisesta käsittelemisestä, tiedon hallinnasta ja sen johtamisesta.

Järjestelmäarkkitehtuurin kehittyminen etenee yrityksissä erikseen tunnistettavina vaiheina, joiden painotus vaihtelee yrityksittäin. Ensimmäisessä kehitysvaiheessa liiketoiminnot suunnittelevat ja rakennuttavat heille yksinomaan räätälöityjä ratkaisuja. Toisessa kehitysvaiheessa tyypillisesti haetaan säästöjä jaettujen resurssien kautta, kuten yhteisien teknisten alustojen käyttöönotolla. Kolmannessa vaiheessa harmonisoidaan järjestelmissä ajettavia liiketoimintaprosesseja ja dataa ja lisäksi haetaan kustannussäästöjä yhteisistä järjestelmistä. Tällöin yritys hankkii käyttöönsä yhteisen ERP järjestelmän, jonne yrityksen ydinprosessit mallinnetaan.

Siinä vaiheessa kun eri liiketoimintojen ydinprosessit on viety yhteiseen ERP:iin, liiketoiminnoilla on usein kuitenkin tarve omille räätälöidyille sovelluksille, jotka voivat tuoda strategista ketteryyttä ja kilpailuetua. Tällöin arkkitehtuurin pitäisi mahdollistaa sekä räätälöidyt modulaariset ratkaisut että toimivat taustajärjestelmät, joissa yrityksen ydinprosessit toimivat vuoren varmasti.

Toimeksiannon asiakkaalla järjestelmäarkkitehtuurin kehittyminen sisälsi kaikkia edellämainittuja kehitysvaiheita, mutta isolta osin ydinprosessit olivat keskitetyssä ERP:issä ja liiketoimintaketteryyttä oltiin mahdollistamassa uudella käyttöliittymäteknologialla, joka kytkeytyy suoraan ydinprosesseihin yhteisessä taustajärjestelmässä ja myös pystyy hyödyntämään siellä olevia valmiita toiminnallisuuksia.

Yritysarkkitehtuurin jalkauttaminen

Viimeiseksi loimme johtamisen ja keskeisten arvojen viitekehikon yritysarkkitehtuurin periaatteista, joiden avulla ohjataan arkkitehtuuriin liittyvää päätöksentekoa. Periaatteet luotiin kaikille yritysarkkitehtuurin tasoille yhdessä asiakkaan liiketoiminta- ja IT-johdon kanssa. Lisäksi kuvattiin yritysarkkitehtuurin periaatteisiin liittyvät liiketoiminnan ja IT:n vaatimukset sekä liiketoimintahyödyt.

Yritysarkkitehtuurin seuraava vaihe on viedä suunnitelma käytäntöön. Käytännössä tämä tarkoittaa tarvittavien muutosten implementoimista kaikilla tasoilla – liiketoiminta-, tieto-, järjestelmä- ja teknologia-arkkitehtuureissa. Vaiheittaisen projektietenemisen kautta nykyarkkitehtuuri päivittyy lähemmäksi tavoitearkkitehtuuria ja muutos on selkeästi kaikkien nähtävissä ja todennettavissa.

Koska kyseessä on pitkän aikavälin suunnitelma, on hyvin todennäköistä, että liiketoiminnan tavoitteet ja strategia muuttuvat matkalla. Tällöin yritysarkkitehtuurin tavoitetilaa on syytä arvioida, kuinka hyvin se vastaa ja pystyy palvelemaan muuttuneita tavoitteita. Mikäli yritysarkkitehtuuri on rakennettu fiksusti liiketoimintamallin ympärille, niin strategiamuutokset eivät yleensä vie tältä työltä pohjaa.

yritysarkkitehtuuri